Jak urządzić biurowe archiwum

Z działalnością firmy wiąże się stale wzrastająca ilość dokumentów. Trzeba je zachować, podobnie jak i inne ważne papiery. Czasami wystarczy na to regał ustawiony w jednym z pokojów w biurze. Niekiedy niezbędne jest oddzielne pomieszczenie.

Wyposażenie niezbędne w firmowym archiwum

Nie są to zwykle duże pomieszczenia, dlatego dla ścian najlepiej wybrać jasny kolor. Zyska się także dzięki temu wrażenie schludności. Konieczne jest zadbanie o sztuczne oświetlenie. Umeblowanie mogą stanowić same regały archiwalne. To one są najważniejsze, bo na ich półkach znajdą się teczki, segregatory i pudełka z dokumentami. Wyposażenie można uzupełnić o stół i krzesło. Przydadzą się np. by od razu sprawdzić, czy wzięło się to, co trzeba.

Jakie regały do archiwum

Do archiwizacji idealne są metalowe regały, wykonane z pionowych metalowych profili i półek. Dodatkowo powinny mieć poziome elementy, które uchronią przed wypadnięciem teczek czy segregatorów z regału. Metalowe regały archiwalne można mieć w różnych wymiarach. Każdy z nich to funkcjonalny mebel do archiwum. Jeśli wybierze się odpowiednią ich ilość oraz odpowiednie wymiary, to można optymalnie zagospodarować pomieszczenie. Inny typ regału to modele z całkowicie zabudowanymi bokami i tyłem.

Regały najlepiej zakupić jednakowe. Dzięki temu przestrzeń będzie bardziej estetyczna. Jeśli dokupuje się kolejny do już obecnych, to warto mieć na uwadze jego dopasowanie. Typowy dla regałów archiwalnych szary kolor pasuje w takim miejscu. Jest spokojny. Nie rzuca się w oczy i nadaje pomieszczeniu nowoczesnego charakteru. Wybierając wyposażenie archiwum, należy mieć na uwadze:

– funkcjonalność,

– dobre wykorzystanie przestrzeni,

– estetykę.

Jak ustawić regały archiwalne

Sposób ustawienia regałów wpływa na to, jak dobrze wykorzysta się przestrzeń oraz na wygodę korzystania z archiwum. W niewielkim pomieszczeniu regały archiwalne znajdą się jedynie przy ścianach. W większym, jeśli potrzebna jest duża ilość regałów, to ustawia się je tak, że powstają między nimi alejki. Można ustawić dwa regały przy sobie, tak by stykały się tyłem, ponieważ dostęp do nich jest z dwóch stron. Nie może być pomieszczenie zbyt zatłoczone. Jeśli miejsca do poruszania się miałoby być za mało, to lepiej wybrać wyższe regały metalowe. Do najwyższych półek będzie się wtedy sięgać, korzystając z metalowego schodka.

Oddzielne archiwum to konieczność, jeśli dokumentów jest dużo. Małe czy duże, jeśli już musi być, to trzeba urządzić je estetycznie i funkcjonalnie. Funkcjonalność ma znaczenie praktyczne, ale tak samo ważna jest estetyka.